ما هو نظام المستندات الداخلي ولماذا تحتاجه مؤسستك؟

المستندات والأختام · قراءة 4 دقائق

في أغلب المكاتب والشركات الصغيرة تُكتب العقود وعروض الأسعار والإيصالات في ملفات متفرقة: نسخة على جهاز موظف، وأخرى على واتساب، وثالثة مطبوعة في درج المكتب. وبعد أشهر لا يعرف أحد أيّها الأخيرة، ولا من أصدرها، ولا متى.

ما الذي يفعله النظام؟

• قوالب جاهزة بهوية منشأتك: شعار وألوان وبيانات رسمية، تُعبَّأ ثم تُصدَّر بصيغة PDF.
• ترقيم تلقائي متسلسل لا يتكرر ولا ينسى أحد رقماً.
• أرشيف مرتب وبحث سريع بالاسم أو الرقم أو التاريخ.
• ختم وتوقيع بصريان يوضعان على المستند بضغطة واحدة.
• صلاحيات وسجل نشاط عندما يعمل أكثر من موظف على المستندات نفسها.

متى تحتاجه؟

عندما تصدر أكثر من بضعة مستندات في الأسبوع، أو يشاركك العمل أكثر من شخص، أو تحتاج أن تثبت لعميلك أو لجهة رسمية ما صدر منك ومتى. فإذا كنت تبحث عن مستند قديم أكثر من دقيقتين، فأنت تدفع ثمن غياب النظام كل شهر.

وما الذي لا يفعله؟

الختم والتوقيع في هذا النوع من الأنظمة صورتان لاستخدامك الداخلي، وليسا توقيعاً إلكترونياً معتمداً، ولا يغنيان عن التوثيق عبر جهة مرخّصة حين يشترطه الطرف الآخر. شرحنا الفرق في مقال الختم والتوقيع البصري والتوقيع المعتمد.

كيف تبدأ؟

اجمع أكثر خمسة مستندات تصدرها، وشعارك، وبيانات منشأتك الرسمية. هذه هي مادة القوالب الأولى، ويمكن توسيعها بعد ذلك دون تغيير النظام.