حماية مستنداتك داخل المؤسسة: الصلاحيات وسجل النشاط

المستندات والأختام · قراءة 4 دقائق

أخطر ما يهدد مستنداتك ليس الاختراق الخارجي دائماً، بل الخطأ الداخلي: موظف يحذف مستنداً، أو يعدّل مبلغاً، أو يرى ما لا يجب أن يراه.

1) صلاحيات بحسب الدور

• مدير: يدير القوالب والموظفين ويرى كل شيء.
• موظف: يصدر المستندات ويراها ولا يحذف.
• مشاهد: يقرأ فقط.

القاعدة: أقل صلاحية تكفي العمل.

2) سجل نشاط

سجل يبيّن من أنشأ المستند أو عدّله أو صدّره ومتى. وجوده وحده يغيّر السلوك، ويحسم أي خلاف بدل التخمين.

3) رقم سري لكل موظف

لا تشارك حساباً واحداً بين الجميع. حساب لكل شخص يعني مسؤولية لكل شخص.

عند خروج موظف

عطّل حسابه في اليوم نفسه، واحتفظ بسجل ما أصدره، ولا تحذف حسابه حتى لا تفقد أثره في السجل.

وأخيراً

الأجهزة نفسها تحتاج قفل شاشة ونسخاً احتياطياً. الصلاحيات لا تحمي جهازاً متروكاً مفتوحاً.